Bagaimanakah tahapan pengarsipan yang baik untuk nota, faktur dan kwitansi belanja pada sebuah prusahaan, file nota bisa termasuk nota pembelian BBM dan transak

JURNAL KHUSUS

A. PENDAHULUAN

Pada pelajaran yang lalu telah dipelajari jurnal dengan dua kolom, yang disebut juga sebagai Jurnal Umum (General Journal).

Jurnal ini dipakai untuk mencaatat semua transaksi yang terjadi.

Bagi perusahan besar dimana transaksi yang terjadi berulang ulang , pemakaian saatu jurnal tidaklah praktis daan tidak efisien.

Maka perlu dipakai jurnal bentuk lain yaitu Jurnal Khusus (Spesial Journal).

Dengan jurnal khusus dapat diadakan pembagian tugas, misalnya pencatatan pembelian dilakukan oleh satu orang pencatatan penjuaalan dilakukan oleh satu orang, begitu juga pencatatan penerimaan atau pengeluaran uang tunai. Disaamping itu pada  mjurnal khusus dapat disediakan kolom untuk rekening-rekening yang perubahannya berulang-ulang , sehingga pencatatannya cukup dengan menuliskan jumlah (angka) pdaa kolom rekening yang sesuai.

Maka dengan dipakainya jurnal khusus akan tercapai efisiensi dan pencatatannya lebih praktis.

B. JENIS-JENIS JURNAL KHUSUS

Setiap perusahaan secara bebas dapat menemukan jurnal khusus yaang akan dipergunakan.

Untuk menentukan jurnal khusus yaang akaan dipakai, terlebih dahulu perusahaan mengadakan inventarisasi jenis transaksi yaang terjadinya berulang-ulang.

Jenis-jenis jurnal khusus yang dapat dipergunakan antara lain :

Jurnal pembelian (Purchase Journal).Jurnal Pengeluaran kas (Cash disbursement journal)Jurnal penjualan ( Sales journal )Jurnal penerimaan kas ( Cas Receipt Journal )Jurnal umum ( General journal )

Jika sering teradi penerimaan kembali barang yang di jual dan penerimaan kembali barang yang dibeli , dapat disediakan jurnal retur penjualan dan jurnal retur pembelian.

C. JURNAL PEMBELIAN

Jurnal pembelian dipergunakan untuk mencatat transaksi-transaksi pembelian secara kredit.

Pemakaian jurnal ini bertujuan untuk menyederhanakan pencatatan dalam jurnal dan memudahkan posting ( pembukuan ) kedalam rekening-rekening buku besar .

Pencatatan dalam juranal pembelian dilakukan secara harian atas semua transaksi pembelian kredit, sesuai dengan tanggal teradinya transaksi, sedangkan posting kealam rekening-rekening buku besar dilakukan secara komulatif pada akhir bulan.

Perusahaan dapat menyediakan jurnal pembelian untukmencatat pembelian barang dagangan secara kredit saja, dapat pula menyediakan jurnal pembelian untuk mencatat semua pembelian keredit baik untuk barang dagangan maupun yanglain-lain.

Jika jurnal pembelian hanya digunakan untuk mencatat pembelian barang dagangan secara kredit dapat berbentuk sebagai berikut:

Jurnal pembelian                                                                     Halaman…………

TanggalNo

Faktur

KeteranganSyarat

Pembayaran

RefJumlah

1)

2)

3)

4)

5)

6)

Keterangan;

Kolom tanggal untuk mencatat tanggal terjadinya transaksi pembelian.Untuk mencatat nomor faktur atas pembelian barang dagangan.Tempat mencatat nama dan alamat kreditur, darimana perusahaan membeli barang dagangan tersebut.Untuk mencatat syarat pembayaran sebagaimana tercatum dalam faktur, misalnya 2/10,n/30Tempat memberi tanda ( v ) setelah jumlah tersebut dipindahkan kerekening-rekening buku besar pembantu yang sesuai.Tempat mencatat jumlah rupiah sesuai dengan yang tercatat dalam faktur.

Jika jurnal pembelian digunakan untuk mencatat semua pembelian secara kredit, baik untuk barang dagangan maupun lain-lain,maka disediakan kolom untuk rekening-rekening yang sering berulang terjadi, sedangkan untuk rekening yang jarang terjadi disediakan kolom serba-serbi, sehingga bentuknya dapat sebagai berikut:

Jurnal Pembelian                                                                                         Halaman ………

TanggalNo. FakturKeteranganSyarat

Pemba-yaran

RefDebetKreditPembe- lianPerleng – kapanSerba SerbiUtang

Dagang

RefRekeningJumlah

Keterangan :

Jika terjadi pembelian barang yang kolomnya sudah tersedia maka pencatatannya dilakukan sebagai berikut :

–         Mencatat tanggal kejadian, nomor faktur dan syarat pembayaran pada kolom yang tersedia.

–         Mencatat nama dan alamat kreditur pada kolom keterangan.

–         Mencatat jumlah rupiah pada sisi debet di kolom rekening yang sesuai dan pada sisi kredit pada kolom utang dagang.

Jika terjadi pembelian barang secara kredit sedangkan kolomnya tidak tersedia secara khusus, maka nama rekening dan jumlahnya dicatat pada kolom serba-serbi, dan selanjutnya jumlahnya dicatat pula pada sisi kolom utang dagang.